Todo empleado que note la desaparición de propiedad o  equipo lo informará de inmediato al encargado de la propiedad en su unidad. Este, después de haber investigado la desaparición, notificará a la Guardia Universitaria y al Ejecutivo Principal de la Unidad.  El Encargado de la  Propiedad informará la desaparición al Programa de Seguros y a la Vicepresidencia de Finanzas en la Administración Central, por conducto del Ejecutivo Principal.

El Encargado de la Propiedad informará la Policía de Puerto Rico y suministrará el número de la querella al Programa de Seguros para el trámite correspondiente.