Los recursos externos son una parte vital e integral de la misión del Recinto.  La Oficina de Recursos Externos provee servicios para identificar fondos, desarrollar proyectos y facilitar el proceso antes y después de que los mismos sean aprobados.  A la misma vez promueve el cumplimiento de las normativas federales, estatales e institucionales. 

 

Antes (preaward) de someter la propuesta, la Oficina de Recursos Externos provee los siguientes servicios:    

 

1.      Ofrecer adiestramientos al personal de los departamentos académicos y administrativos sobre la búsqueda de fondos  externos y redacción de propuestas.

2.      Identificar oportunidades de fondos externos  con la facultad y administradores.

3.      Coordinar el desarrollo de propuestas y presupuestos. 

4.      Revisar propuestas que se van a someter en términos de la justificación, objetivos, plan de trabajo, personal a contratar,  presupuesto y aportaciones, según requerido por las guías de la agencia que otorga los fondos.

5.      Radicar propuesta a la agencia a través de la Oficina Central del Sistema. 

 

Cuando la propuesta es aprobada, provee apoyo en:

 

1.      Distribuir el presupuesto aprobado y solicitar abrir cifra de cuenta en la Oficina Central del Sistema.

2.      Orientar al personal contratado sobre sus deberes y responsabilidades.

3.      Capacitar al personal sobre las actividades programáticas y responsabilidad fiscal.

4.      Proveer adiestramiento sobre el manejo de presupuesto a través de Banner.

5.      Brindar apoyo durante todo el proceso de implantación del proyecto.

 

Monitoría/cumplimiento

 

1.      Apoyar el proyecto antes y durante la implantación del proyecto para evitar señalamientos de auditorías al finalizar el proyecto.

 

El cierre del proyecto ocurre cuando:

 

1.      Vence el periodo según el acuerdo firmado con la agencia que otorga los fondos.

2.      La organización que recibe los fondos decide cerrar porque logró cumplir con los objetivos establecidos o no desea continuar con el proyecto.

3.      La agencia decide dar por terminado el acuerdo firmado.

 

Proceso a seguir durante el cierre:

 

1.      El Director debe someter todos los informes fiscales y programáticos requeridos en el contrato dentro de los 90 días luego de fecha de terminación. 

2.      No se autoriza la compra de bienes o pago de servicios con cargo a las cuentas del proyecto luego de la fecha de cierre.

3.      La compra de bienes y servicios se considera obligada si existe una orden de compra en o antes de la fecha de cierre del proyecto.

4.      Los gastos de viaje y nómina se consideran obligados una vez tengan la firma del supervisor inmediato.

5.      Todas las obligaciones deben ser liquidadas no más tarde de 90 días, a menos que no haya una extensión aprobada por la agencia. 

6.      Verificar que la agencia haya realizado los pagos de los costos rembolsables permitidos.

7.      La Oficina de Contabilidad de Fondos Restrictos deberá cumplir con los informes fiscales según establece el contrato firmado. 

 

 

Si desea más información o está interesado en trabajar alguna propuesta, puede contactar a la Dra. Eunice Cordero, Directora de la Oficina de Desarrollo y Recursos Externos.  Estamos localizados en el segundo piso de Administración, al lado de Rectoría.  Teléfono: 787-479-6506, correo electrónico: ecordero@ponce.inter.edu