Para crear gráficas utilizaremos el programa Excel. Las gráficas en este programa son representaciones pictóricas de datos en una hoja electrónica de datos. Las gráficas son otra forma de presentar los resultados que una hoja electrónica produce.
En esta sección trabajaran con las opciones gráficas que ofrece Excel. En primer lugar, conocerán como son los menús y las barras de opciones que contienen los comandos para hacer gráficas. Luego, verán los diferentes tipos de gráficas disponibles, y sus subtipos y peculiariedades. Finalmente, harán varios ejemplos de gráficas, las cuales modificarán y mejorarán su presentación.
CÓMO SE CONSTRUYE UNA GRÁFICA
Construir gráficas en Excel es sencillo: usted crea un rango en una hoja, escoge ese rango utilizando el ratón (highlight), y le ordena a Excel, utilizando una de tres técnicas, crear una gráfica nueva. Estos pasos producirán una gráfica estándar, basado en las características primarias de éstas en Excel. Luego, usted podrá cambiar cualquiera de estas características, y añadir muchas otras características especiales para mejorar la presentación de la gráfica. Usted puede crear hojas de gráficas que pueden ser impresas, observadas o editadas separadamente. También puede empotrar (embed) las gráficas en una hoja electrónica, de manera que la misma pueda ser parte de esta hoja. Tanto las hojas de gráficas como las gráficas empotradas, pueden son actualizadas por Excel según usted cambie los datos en la hoja electrónica.
Existen tres formas de crear gráficas:
Una gráfica le permite ver otra forma de cómo los datos lucen. Para que Excel transforme un conjunto de datos en una gráfica, las celdas que contienen estos datos deben seguir ciertas guías. Además, las gráficas deben tener elementos en común que necesitan ser definidos.
Guías para graficar datos
Los datos que usted quiere graficar deben ser preparados con las siguientes
guías
Elementos de una gráfica de dos dimensiones
Las gráficas tienen algunos elementos en común. La mayor parte de los elementos de una gráfica pueden ser cambiados o creados independientes de ésta. Estos son:
Elementos de una gráfica de tres dimensiones
Las gráficas de tres dimensiones tiene los siguientes elementos
adicionales:
HERRAMIENTAS DE LA GRÁFICAS Y LOS MENÚS
Excel provee un arreglo de herramientas y menús útiles para contruir y mejorar las gráficas. Verá los más importantes de éstos con algunos ejemplos. Para estos ejercicios, construya una hoja electrónica simple con datos que puedan ser presentados en una gráfica.
Si usted no tiene un libro nuevo de trabajo (workbook) en la pantalla de su computadora, escoja del menú File la opción New para crear uno en este momento.
Guarde el libro de trabajo seleccionando la opción Save del menú File, y colocando el mismo en el directorio de hojas (SHEET directory). Escriba el nombre VENTAREG y presione la tecla Enter. Si aparece el cuadro de Información de Resumen (Summary Information), presione la tecla Enter para pasarlo.
Esta hoja será utilizada para demostrar muchas de las herramientas y de los menús para hacer gráficas.
EL MENÚ DE INSERTAR
Luego se seleccionar los datos que habrán de ser llevados a una gráfica, usted puede utilizar la opción Chart del menú Insert para crear una hoja nueva de gráficas o una gráfica empotrada. El submenú de dos opciones discutido anteriormente podrá ser visto de nuevo.
Si usted selecciona As New Sheet (como una hoja nueva), una hoja nueva será creada con el título Chart 1. Usted será dirigido a través de una serie de cuadros para describir ampliamente cómo quiere que la gráfica sea creada.
Si usted selecciona On This Sheet (en esta hoja), el puntero se transformará en un puntero de cruz, el cual puede usar de dos formas para definir el área utilizada para la gráfica empotrada. Primera, puede simplemente hacer click en la hoja que contiene los datos seleccionados y Excel dejará el área como se ve, pero puede ser cambiado luego. O segunda, usted puede definir específicamente el área de la gráfica, llevando el puntero a través de toda el área que usted quiere utilizar. Según usted lleva el puntero a través del área, un cuadro aparecerá y el mismo definirá el perímetro externo de la gráfica nueva. En cualquiera de los casos, usted será dirigido a través de una serie de cuadros para describir como la gráfica será creada.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE LAS GRÁFICAS
En cualquier momento que una gráfica es presentada en la pantalla,
Excel coloca la Barra de Herramientas de las Gráficas (Chart toolbar)
en la pantalla. Además, usted puede hacer que esta barra aparezca
si activa los menús View o Toolbar. La barra provee las siguientes
cuatro herramientas para graficar:
HERRAMIENTA NOMBRE DESCRIPCIÓN
Cuando usted selecciona esta herramienta, el puntero se transforma en una cruz, la cual usted puede utilizar para definir de manera precisa el área en la cual la gráfica será presentada.
Pruebe la herramienta utilizando la hoja electrónica que usted creó en el ejercicio anterior. Siga los pasos siguientes:
La herramienta de los tipos de gráficas (Chart Type Tool)
Si usted quiere ver la gráfica que acaba de crear utilizando otras características, entonces usted necesita usar la herramienta Chart Type. Esta herramienta muestra un sub-menú que se puede abrir y cerrar, y puede ser dejado permanentemente en el área de trabajo. Este sub-menú puede ser movido a cualquier parte de la ventana del documento en el cual se está trabajando.
El sub-menú muestra 14 tipos de gráficas de las cuales usted puede seleccionar la que desee. Los 14 tipos de gráficas son: Area, Barra, Columna, Línea, Circular, Puntos Dispersos, Dona, 3-D Area, 3-D Barra, 3-D Columna, 3-D Línea, 3-D Circular, 3-D Superficie, Radar.
Usted puede reemplazar un tipo de gráfica por otro seleccionando la gráfica que quiere cambiar y escogiendo una de las alternativas en el sub-menú Chart Type. Siga los pasos siguientes para llevar a cabo este procedimiento:
La gráfica de Columna será reemplazada por una gráfica de Línea
El Mago Graficador (ChartWizard)
El ChartWizard, es la tercera herramienta en la barra de herramientas de las gráficas y también se encuentra en la barra de herramientas estándar. El ChartWizard lo guiará a través de la creación de una gráfica, y le ayudará a identificar el tamaño de la gráfica que usted quiere crear, el rango de la hoja electrónica que usted quiere usar para suplir los datos, el tipo de gráfica que se usará, y el texto que añadirá a la gráfica para describirla.
Herramienta de las líneas horizontales (Horizontal Gridlines Tool)
La herramienta Horizontal Gridlines es como interruptor de encendido y apagado el cual muestra las líneas horizontales en el fondo de la gráfica o las hace desaparecer. Para que estas líneas aparezcan dependerá del tipo de gráfica que se está creando. Por ejemplo, las líneas horizontales tienen sentido en las gráficas Barra, Columna o Línea.
Para ver como esta herramienta trabaja, siga los pasos siguientes:
Herramienta de la leyenda (Legend Tool)
Similar a la herramienta anterior, la Legend Tool hace aparecer o desaparecer la leyenda de una gráfica. Si usted quiere desaparecer la leyenda siga los pasos siguientes:
DECIDIENDO QUÉ SE VA A PRESENTAR EN UNA GRÁFICA
El primer paso para crear una gráfica es decidir qué va ser presentado en la misma. Este paso es quizás uno de los más difíciles. Es fácil tomar un conjunto de números para colocarlos en una gráfica, pero ¿representan esos números la información que usted cree?
Estas preguntas no son fáciles de contestar, y probablemente habrá opiniones diferentes. La mejor contestación viene al preguntarse a usted mismo si la gráfica dice la historia que usted quiere contar.
SELECCIONANDO EL TIPO DE GRÁFICA
EL tipo gráfica que será utilizado es una decisión tan subjetiva como qué va a ser presentado en una gráfica. La alternativa de cuál tipo de gráfica es la mejor para el conjunto de datos con el cual usted está trabajando, dependerá de sus gustos, pero también existen algunas reglas al respecto.
GRÁFICAS DE ÁREA
Una gráfica de área muestra la magnitud del cambio a través del tiempo. Este tipo de gráfica es particularmente útil cuando varios componentes son cambiados, y usted está interesado en la suma de esos componentes. Las gráficas de área le permiten observar el cambio tanto en los componentes individuales como en el total. Por ejemplo, en la gráfica 6 puede observar el cambio tanto en las ventas de tres productos como en las ventas totales, las cuales son la suma de los tres productos.
Una gráfica de área es una gráfica de líneas colocadas una sobre las otras (Stacked Line Chart), con el área entre las líneas pintadas con algún color o sombra. Una gráfica de área presenta una serie de datos sobre otra. Por ejemplo, asuma que tiene dos series de datos en una gráfica de área. Si el primer punto de la primera serie de datos es 50 y el primer dato de la segunda serie es 60, los puntos serán colocados en 50 y 110, respectivamente. En una gráfica de línea normal, los puntos serían colocados en 50 y 60, respectivamente. En la Figura 6, las unidades de escritorio (desktop) son añadidas a las de piso (floor), y las portátiles (laptop) son añadidas a la suma de las primeras dos. La línea más alta representa las ventas totales, y cada capa de la gráfica es el resultado compartido de esas ventas.
Una variación de la gráfica de área es la gráfica de área 3-D presentada en la Figura 7. Como puede observar, este tipo de gráfica no presenta los componentes tanto totales como individuales.
GRÁFICAS DE BARRA
Una gráfica de barra consiste de una serie de barras horizontales que permiten la comparación del tamaño relativo de dos o más cosas en un mismo momento en el tiempo. Por ejemplo, la gráfica de barra en la Figura 8 compara las ventas para cada uno de los tres productos en cada uno de los cinco años. Cada barra es un punto o un número en la hoja electrónica. El conjunto de números para un conjunto de barras es una serie de datos. Por ejemplo, la Figura 8 contiene tres series de datos que representan las ventas para las tres líneas de productos.
VARIACIONES O SUBTIPOS DE LAS GRÁFICAS DE BARRA
La gráfica de barra tiene tres subtipos primarios: Apiladas (Stacked), 100% y 3-D. La gráfica de barras apiladas muestra las series de datos adicionales como segmentos múltiples de una barra sencilla. Con los datos de las ventas de productos y la variación de la gráfica de barras apiladas, usted obtendrá la gráfica de la Figura 9. Con la gráfica de barra de 100%, los mismos datos producirán la gráfica de la Figura 10. En ambos casos cada uno de los tres productos es parte de una serie de datos diferente. La Figura 11 muestra el mismo conjunto de datos utilizando la gráfica de barra en 3-D, la cual simplemente añade profundidad a la gráfica de barra estándar y no tiene una tercera dimensión.
En la gráfica de barras apiladas, la longitud total de la barra es la suma de los segmentos (ventas totales de la compañía, en la Figura 9). Por consiguiente, el tamaño de cada segmento es relativo tanto al total como a los otros segmentos. Este tipo de gráfica tiene un efecto visual similar al de la gráfica de área.
En la gráfica de barra de 100%, todas las barras tiene la misma altura, representando el 100 porciento. Los segmentos representan los porcentajes con respecto al total, en lugar del valor numérico, como se presenta en la Figura 10. La gráfica de barra en 3-D provee marcadores en tres dimensiones en lugar de barras horizontales en dos dimensiones (Figura 11).
GRÁFICAS DE COLUMNA
Una gráfica de columna consiste de una serie de columnas verticales que permiten la comparación del tamaño relativo de dos o más cosas, a menudo a través del tiempo. Por ejemplo, en la Figura 12 se presenta la comparación de las ventas anuales a través de diferentes columnas que representan las ventas para cada año. Cada columna representa un punto o número de la hoja electrónica. El conjunto de números para un conjunto simple de columnas se considera una serie de datos. Por ejemplo, la Figura 23 contiene tres series de datos, cada barra presenta las ventas anuales para una oficina.
Las gráficas de columnas tienen las mismas variaciones que las gráficas de barra: Apiladas (Stacked), 100% Apiladas y 3-D, de las cuales la última se presenta en la Figura 13.
GRÁFICAS DE LÍNEA
Una gráfica de línea es utilizada para mostras tendencias a través del tiempo. Por ejemplo, la Figura 14 presenta que las ventas y los gastos no se siguen uno al otro, forzando a que las ganancias tengan signos negativos cuando los gastos no son controlados. Con una gráfica de línea es posible hacer una proyección (¡Cuidado!, pues puede hacerse inapropiadamente).
En una gráfica de línea, cada serie de datos es usada para producir una línea, en la cual cada número o dato representa un punto. En la Figura 14 hay tres series de datos (Ventas, Gastos y Ganancias), con doce puntos en cada serie de datos.
Existen dos variaciones en la gráfica de línea: 3-D (Figura 15) y Alto-Bajo-Cerca (High-Low-Close).
GRÁFICAS ALTO-BAJO-CERCA (HIGH-LOW-CLOSE)
Una gráfica Alto-Bajo-Cerca es una gráfica de línea con tres series de datos usadas para presentar los precios bajo, alto y de cierre de un inventario, para un período de tiempo dado. Este tipo de gráficas también sirven para precios en los artículos de consumo, tasas de cambio de dinero, y medidas de temperatura y presión.
La Figura 16 presenta este tipo de gráfica para precios de un inventario. La gráfica contiene tres series de datos para los precios alto, bajo y de cierre de un artículo en inventario, para un día en particular. Las líneas verticales son formadas a través del dibujo de una línea entre los precios alto y bajo, mientras que las marcas pequeñas representan el precio de cierre.
GRÁFICAS CIRCULARES (PIE CHARTS)
El mejor uso para una gráfica circular es la comparación de los porcentajes de una suma de varios números representados. La gráfica completa es la suma, y cada número es representado por cada uno de los pedazos. La Figura 17 muestra un ejemplo de este tipo de gráfica. Cada uno de los pedazos representa el porcentaje del total de las ventas para una categoría de productos específica. Hay sólo una serie de datos en una gráfica circular. Si se selecciona más de una serie de datos, Excel hará la gráfica de la primera serie seleccionada. En la Figura 17, hay tres números en la serie de datos, uno para cada categoría de productos. Estos números representan las ventas de cada categoría para un año solamente. Excel automáticamente suma todos los números y calcula los porcentajes para hacer la gráfica.
En la Figura 18, usted puede observar que una de los pedazos en la gráfica circular está separado de los demás. Para hacer esto, usted hace click en el pedazo y lo aleja de los otros. Cuando usted escoje un pedazo, vea que los nodos que indican esta acción aparecen alrededor del mismo, lo que significa que puede ser movido, como se presenta en la Figura 18.
La gráfica circular 3-D es la única variación de este tipo gráficas.
GRÁFICAS DE DONA (DOUGHNUT CHARTS)
La gráfica de dona es similar a la gráfica circular. Sin embargo, la gráfica circular está restringida a una sola serie de datos, mientras que la gráfica de dona no. La Figura 19 muestra un gráfica de este tipo.
GRÁFICAS DE RADAR
La gráfica de radar muestra como los datos cambian con relación a un punto central y entre ellos mismos. El eje de y de cada categoría viene del punto central. Los datos de las mismas series de datos son unidos a través de una línea.
Usted puede usar este tipo de gráfica para presentar varias series de datos interrelacionadas, y de esta forma podrá hacer mejores comparaciones visuales. Por ejemplo, si usted tiene tres máquinas que contienen las mismas cinco partes, usted puede hacer una gráfica del índice de uso de cada parte en la máquina a través de una gráfica de radar (Figura 20). La máquina con el área más grande tiene el mayor índice acumulativo de uso.
GRÁFICAS DE PUNTOS DISPERSOS (SCATTER CHARTS)
Las gráficas de puntos dispersos muestra la relación entre los pares de números y las tendencias que éstos presentan. Para cada par, uno de los números es colocado en el eje de x y el otro en el eje de y. Cuando los dos se encuentran, un símbolo es colocado en la gráfica. Cuando un número de estos pares es colocado en la gráfica, un patrón puede resultar, como se muestra en la Figura 21.
La Figura 21 muestra una relación hipotética entre las horas de sueño en el eje de x y las unidades de producción en el eje de y. Este es un ejemplo típico de como este tipo de gráficas es usado.
GRÁFICAS DE SUPERFICIE 3-D
Existen dos tipos de gráficas de superficie 3-D: gráficas de color que lucen como páginas flexibles dobladas sobre una gráfica de columna 3-D, y las gráficas sin color que lucen como una gráfica de alambre.
Ambos tipos son útiles para demostrar las combinaciones óptimas de dos conjuntos de datos. En las gráficas de color, las áreas con la misma altura son mostradas con el mismo color. El levantamiento de pesas es un ejemplo de en el cual podemos usar este tipo de gráfica: los músculos se desarrollan al levantar cantidades variadas de peso una repetitiva cantidad de veces. La gráfica de superficie 3-D muestra la combinación del peso y las repeticiones que produce el desarrollo mayor de los músculos (Figura 22).
CREANDO UNA GRÁFICA DE LÍNEA
En esta sección usted creará dos gráficas, una como una hoja separada usando la opción Chart en el menú Insert, y la segunda como una gráfica empotrada usando el ChartWizard.
Para crear las gráficas, comience con otra hoja electrónica sencilla, llamada COMVENTA.XLS, la cual presentará las comisiones ganadas por cinco vendedores. Recordando que una gráfica de línea es mejor para mostrar tendencias, comience con una gráfica de este tipo que muestre las comisiones para cada vendedor para los cuatro trimestres de 1994.
El primer paso para construir una gráfica es seleccionar el rango o los rangos en la hoja electrónica que contiene los datos para los cuales usted quiere hacer esa gráfica. Para esta gráfica de línea, usted seleccionará el rango desde A1 hasta E6. Dentro de este rango usted tiene cinco (5) series de datos, una para cada vendedor, y cada serie tiene cuatro datos, uno para cada trimestre. Los nombres de las categorías en el eje de x son los cuatro trimestres en 1994 localizados en la fila 1, celdas B1 hasta E1. Los nombres para la leyenda son los cuatro vendedores localizados en la columna A, celdas A2 a la A6.
Para crear una hoja nueva para una gráfica utilizará la opción Chart en el menú Insert. Esta opción le da a usted dos alternativas: crear la gráfica en una hoja separada o empotrada. Siga las instrucciones siguientes para crear una hoja de gráfica separada:
Siga los pasos siguientes para crear una gráfica de barra utilizando los datos con el nombre COMVENTA.XLS:
Una vez más, podrá observar que las series de datos fueron asignadas a las columnas. Usted puede intercambiar la orientación de las series de datos como lo hizo anteriormente. De esa forma tendrá a los vendedores identificados en la leyenda y tendrá los trimestres como las categorías. Sin embargo, será más fácil observar las diferencias entre los vendedores si la gráfica NO es modificada.
Cuando usted seleccionó el ChartWizard para crear una gráfica, cinco cuadros aparecieron para guiarlo a través del proceso. Cuando usted hace click sobre el ChartWizard con una gráfica seleccionada, usted sólo verá dos de los cuadros: el primero (cambios en la definición del rango de datos) y el cuarto (cambios en la orientación de la gráfica). Haga eso en este momento.
MODIFICANDO LAS GRÁFICAS DIRECTAMENTE Y CON LOS MENUS
Una vez usted ha definido una gráfica, usted puede mejorarla o modificarla directamente y a través de los menús. En cualquiera de los casos, antes de hacer cambios a una gráfica, la misma debe estar activada.
ACTIVANDO UNA GRÁFICA
Una gráfica debe ser activada antes de que pueda ser modificada. Usted notará cuando una gráfica está activada por su borde. La gráfica tendrá alrededor un borde grueso azul o gris (diferente a una gráfica seleccionada, la cual tendrá una borde fino con nódulos, Figura 28). La Figura 29 muestra un ejemplo de una gráfica activada.
Compare los procedimientos para seleccionar y activar una gráfica
con los pasos siguientes:
USANDO EL MENÚ INSERT PARA HACER CAMBIOS A UNA GRÁFICA
Una vez la gráfica está activada puede ser modificada con las opciones del menú Insert, las cuales se presentan a continuación:
Estas opciones especiales no están disponibles en el menú, a menos que una gráfica haya sido activada. Usted verá cómo puede cambiar la gráfica con estas opciones.
Títulos (Titles) Cuando usted selecciona la opción Titles del menú Insert, verá el cuadro siguiente:
La opción Titles le permite suprimir o mostrar los títulos de la gráfica o los ejes. Si los cuadros pequeños al lado de cada opción tienen una x, usted verá un título en la gráfica. Si no, el título no aparecerá.
Para ver como esta opción funciona siga los pasos siguientes:
Ahora añadirá algunos rótulos a los datos en la gráfica de barra.
Rótulos de datos (Data Labels) La opción Data Labels en el menú Insert le permite colocar rótulos o valores a cada barra. Coloque valores en la gráfica siguiendo estos pasos:
Vea ahora las leyendas.
Leyenda (Legend) Cuando usted escoge la opción Legend en el menú Insert, la leyenda aparecerá insertada en la gráfica. En este momento, escoger esta opción no tendrá ningún efecto, pues la leyenda ya aparece en la gráfica.
Ejes (Axes) Cuando usted escoge la opción Axes en el menú Insert, usted verá el siguiente cuadro:
Los rótulos para ambos ejes de x y y son mostrados en la gráfica y los cuadros al lado de cada alternativa tienen una x. Si usted remueve cualquiera de las x haciendo click sobre la misma, el rótulo para ese eje desaparecerá. En este momento, usted NO desea llevar a cabo esta acción. Si usted abrió el cuadro correspondiente a los ejes, haga click sobre Cancel.
Muévase ahora a la opción de las líneas de rejilla.
Líneas de rejilla (Gridlines) La opción Gridlines en el menú Insert le permite a usted mostrar o desaparecer las líneas de rejilla en el fondo de la gráfica. Si usted selecciona esta opción, verá el siguiente cuadro:
Usted puede ver que sólo las líneas mayores para el eje de y son presentadas. Escoja también las líneas menores para ese eje:
Dibujo (Picture) La opción Picture en el menú Insert le permite insertar un dibujo o figura en la gráfica. El cuadro correspondiente a esta opción simplemente pregunta por el directorio y el nombre del archivo del dibujo que va a insertarse. En este momento, usted NO usará esta opción.
Datos nuevos (New Data) La opción New Data en el menú Insert le permite añadir datos adicionales a una gráfica que ya existe. Cuando usted selecciona esta opción aparece el cuadro siguiente:
Usted simplemente llena o escoge de la hoja electrónica (utilizando el ratón) el rango de los datos nuevos que serán añadidos a la gráfica y hace click sobre OK. La gráfica será presentada nuevamente con los datos nuevos.
USANDO EL MENÚ DE FORMATO (FORMAT) PARA CAMBIAR UNA GRÁFICA
Cuando una gráfica esta activa, el menú Format también cambia para incorporar varias opciones especiales, como se muestra a continuación:
Estas opciones incluyen cambiar un objeto que ha sido seleccionado, cambiar el tipo de gráfica, dar formato automático a una gráfica y dar formato a un grupo particular de datos.
Objeto seleccionado La opción Selected Object aparece si no se ha seleccionado nada en particular en la gráfica. Si usted selecciona algún objeto específico en la gráfica, aparecerá la opción con el tipo de objeto que ha sido seleccionado (ejemplo: para los ejes, Selected Axis; para los rótulos de los datos, Selected Data Labels).
Tipo de gráfica Cuando usted hace click sobre la opción Chart Type, verá los tipos de gráficas 2-D o 3-D, dependiendo de la gráfica que esté activada. Para la gráfica de barra que con la cual está trabajando en este momento, usted verá las alternativas en 2-D presentadas en la Figura 30.
Dar formato a un grupo de barras El cuadro Format Bar Group le permite accesar cuatro grupos de opciones para dar formato (Figuras 31-34). Existen dos formas para activar esta opción: si usted hace click sobre Options... en el cuadro Chart Type, o si usted selecciona la última alternativa en el menú Format (1 Bar Group).
En la Figura 31 usted puede ver los supbtipos disponibles para las gráficas de barra: barras individuales, barras apiladas y barras 100% apiladas.
Si usted hace click sobre Series Order, verá las diferentes alternativas para cambiar el orden de presentación de las series de datos (Figura 32).
La Figura 33 presenta la opción Axis, la cual le permite cambiar el eje sobre el cual la gráfica ha sido dibujada. En el caso de la gráfica de barra con la cual está trabajando, NO puede cambiar los ejes pues la gráfica no tendría sentido si eliminamos alguno de los ejes.
Finalmente, la opción Options le permite variar la distancia entre las barras y los colores (Figura 34).
Si usted ha activado alguna de las opciones discutidas, por favor, haga click sobre Cancel.
Formato automático El AutoFormat para las gráficas funciona similar al de las hojas electrónicas. Varios formatos son predefinidos para cada tipo de gráfica y son presentados para que usted los pueda escoger. Cada formato contiene características seleccionadas para elementos como la localización de los rótulos, el tipo y tamaño de letra, los títulos, los colores, las líneas de rejilla, los patrones, entre otros. En la Figura 35 puede ver los formatos automáticos disponibles para las gráficas de barra.
Usted puede crear su propio formato y guardarlo de manera que pueda ser seleccionado como los otros formatos automáticos.
CAMBIANDO GRÁFICAS CON EDICIÓN DIRECTA
Excel le ofrece control directo sonre los detalles de una gráfica. Usted puede modificar o cambiar todas las características de una gráfica simplemente haciendo click en el elemento o área que usted quiere cambiar. Luego, selecciona una opción o escribe directamente el texto en la gráfica. Excel se refiere a las modificaciones o cambios como dar formato (formatting).
Cuando usted hace click sobre un elemento en la gráfica, usted lo ha seleccionado. Dependiendo de cuál sea ese elemento, usted puede moverlo, cambiarle el tamaño, o modificarlo. Si uste hace doble click sobre un elemento, un cuadro Format abrirá y algunas opciones estarán disponibles (Tabla 1). Las opciones dependerán del elemento seleccionado. Por ejemplo, las opciones Patterns, Font y Alignment estarán disponibles si usted hace doble click sobre elementos que tienen texto como los títulos. Para otros elementos, están las opciones Number, Scale, Placement, Axis, Data Labels, Name and Value, y Y-Error Bars.
En una gráfica de dos dimensiones usted puede hacer doble click
en diez elementos o áreas. Esto tendrá como resultado
que se presenten en la pantalla uno o más cuadros. Estos elementos
y áreas son los siguientes:
¥ Chart Title, el cual puede ser modificado con Font, Patterns
y Alignment.
¥ Axis, el cual puede ser modificado con Patterns, Scale,
Font, Number y Alignment.
TABLA 1
Opciones del cuadro Format
OPCIÓN USO
Patrones (Patterns) Cambia el ancho, el estilo y el color de los bordes,
así como el patrón y el color del primer plano y del fondo.
Tipo de letra (Font) Selecciona el tipo, el tamaño, el estilo
y el color de las letras.
Alineación (Alignment) Ajusta la alineación y posición
del texto.
Escala (Scale) Establece los números mínimo y máximo
y los incrementos mayor y menor, así como el tipo de escala usado
en cada eje.
Número (Number) Da formato a los números.
Localización (Placement) Determina la localización de
la leyenda.
Ejes (Axis) Establece los ejes en los cuales las series de datos serán
ubicadas en la gráfica.
Rótulos de los datos (Data Labels) Aparece y desaparece los
rótulos de los datos (similar a la opción Data Label en el
menú Insert).
Nombres y Valores (Names and Values) Selecciona aquellos rangos en
la hoja electrónica que son las fuentes para los nombres y los valoes
de una serie de datos particular.
Barras de error en y (Y-Error Bars) Aparece y desaparece las barras
de error en y, las cuales muestran el margen de error posible en un dato.
¥ Axis Title, el cual puede ser cambiado con Patterns, Font
y Alignment.
¥ Data Label, el cual puede ser cambiado con Font, Patterns,
Number y Alignment.
¥ Legend, la cual puede ser cambiada con Font, Patterns y
Placement.
¥ Chart Area, la cual puede ser cambiada con Patterns y Font.
¥ Plot Area, la cual puede ser cambiada con Patterns.
¥ Data Series, las cuales pueden ser cambiadas con Patterns,
Axis, Names and Values, Y-Error Bars y Data Labels.
¥ Data Point, el cual puede ser cambiado con Data Labels
y Patterns.
¥ Gridlines, las cuales pueden ser cambiadas con Patterns
y Scales.
Las gráficas 3-D tienen todos los elementos y áreas de las gráficas 2-D, además de los siguientes tres: paredes (Walls), esquinas (Corners) y Pisos (Floors), los cuales pueden ser cambiados con Patterns.
CAMBIANDO EL TEXTO EN LOS TÍTULOS Y RÓTULOS
Cuando usted crea una gráfica, usted tiene la oportunidad de crear títulos, leyendas y rótulos. A veces, usted quiere cambiar la redacción o el tipo de letra del texto.
Según usted escribe algún texto, Excel le asigna un formato específico. Al título se le asigna el tipo de letra Arial en negrillas (bold) con un tamaño de 12 puntos (12-point). A los valores de los datos se les asigna el tipo de letra Aria regular con un tamaño de 10 puntos (10-point). Usted puede cambiar este formato según así lo desee.
Cambiando el título de una gráfica Al comienzo de la pantalla hay un título para la gráfica, cuyo texto original ha sido reemplazado con la palabra Title. Además, usted puede ver que los rótulos de los datos son muy grandes para la gráfica; estos no pueden ser leídos cómodamente. Siga los pasos siguientes:
Ahora añadirá un fondo para el título de la gráfica.
Cambiando los rótulos de los datos Actualmente, los rótulos de los datos son valores colocados a la derecha de las barras. Los valores son muy grandes para que puedan ser leídos. Usted le disminuirá el tamaño y los ennegrecerá.
Cuando usted selecciona un rótulo de un dato, usted hará
click sobre un número, pero todos los números para esa serie
de datos serán seleccionados. Entonces, usted también
seleccionará los números para las otras series de datos.
Continue experimentando con la gráfica. Haga doble click sobre los elementos de la gráfica y vea los cuadros que se presentan. Cuando usted termine, usted necesitará guardar e imprimir la gráfica.
GUARDANDO E IMPRIMIENDO LA GRÁFICA
Ahora que usted ha terminado con la gráfica de barra, usted necesita guardarla y luego imprimirla. Siga las instrucciones siguientes:
Aunque usted puede dejar la gráfica abierta en el área de trabajo, no tiene ningún sentido hacerlo. Cierre la gráfica haciendo doble click sobre el cuadro Control-menu de ésta. Cuando la gráfica cierra, la hoja electrónica anterior aparecerá en la pantalla. Usted no necesita guardar esta hoja. Haga doble click sobre el cuadro Control-menu. Cuando Excel pregunta si usted quiere guardar los cambios, haga click sobre No.
SALIENDO DE EXCEL
Como usted ya guardó o descartó todas las hojas electrónicas utilizadas en esta sección, no hay necesidad de guardar los documentos otra vez. Usted sólo necesita salir de Excel y Windows. Salga de los programas siguiendo estos pasos:
_______________. Creación de Gráficos. ____________________________ . _______ : ____________ ; Lección 18, pp. 113-120.
_______________. Realce de Gráficos. ____________________________ . _______ : ____________ ; Lección 19, pp. 121-129.
_______________. Agregando Gráficos a Diagramas y Libros de Trabajo.
____________________________ . _______ : ____________ ; Lección
20, pp. 130-137.